Les vues de base de données sont l’une des fonctionnalités clés de Notion. Elles permettent de visualiser et d’organiser des données de différentes manières; selon le type de vue choisi. Il en existe six types : la vue Table, la vue Kanban, la vue Galerie, la vue Liste, la vue Calendrier et la vue Chronologie ou Timeline.
Comment est structurée une page Notion ?
Une page notion est un ensemble de blocs que vous pouvez personnaliser, afin de répondre à vos besoins spécifiques et à la fonction que vous souhaitez donner à votre page.
Les blocs peuvent être organisés librement en utilisant des titres, du texte, des images, des widgets… Ceux-ci fonctionnent sur un système de WYSIWYG (”what you see is what you get”), ce qui permet de les réorganiser facilement et rapidement à l’aide d’un glisser/déposer.
Parmi ces blocs on retrouve les Vues de base de données !
- Une entrée de base de données = une page
- Une Base de données peut compter plusieurs vues qui s’affichent sous forme d’onglets.
- Une vue de base de données peut est intégrée ou liée dans une page
- Une page peut être mentionnée dans une base de données (en utilisant +nom de la page) ce qui crée un lien vers elle.
Quelle vue de base de données choisir ?
À l’heure actuelle sur notion, on compte 6 types de vues de bases de données :
Vue Table
Le classique “tableur” ou chaque entrée correspond à une ligne et chaque propriété à une colonne. C’est personnellement celle que j’utilise pour avoir une première idée des données que je vais utiliser et comment : quel type de propriétés vais-je créer ? Ai-je besoin de formules, de ↗Relation, de 🔎Roll-up ?
Elle est idéale pour organiser de grosses bases de données comme une Todo List; qui va avoir plusieurs relations avec d’autres, comme celles des Projets, des Mois…
Très dense, la visibilité des propriétés est complète, l’ensemble des données est directement éditable et triable sur chaque colonne.
Vue Kanban
Très prisés par les aficionados de la gestion de projets GTD, les tableaux Kanban sont utiles pour visualiser les données sous un format carte et de façon groupée.
Traditionnellement la vue Kanban est utilisée avec un groupement par Statut de tâche, suivant la méthode “Getting Things Done” : À faire > En cours > Terminé.
L’objectif étant de pouvoir glisser les cartes de tâche entre les différents statuts.
Évidemment sur Notion, pourquoi se cantonner à ce simple usage ? Vous êtes libre de grouper vos cartes sous n’importe quelle propriété ! Ce qui ouvre un champ des possibles et tout plein de détournements : Tags, jours, heures, moments de la journée, personne à assigner…
Vue Galerie
Cette vue est agencée comme un grand tableau regroupant toutes les entrées sous forme de cartes. Elle est la plus visuelle de toutes (et plus grande que les cartes Kanban), ce qui la rend très utile pour créer : un Menu de navigation, Moodboard, suivi de progression, des pages d’archives…
Également pratique pour synthétiser plusieurs propriétés entre elles, en utilisant une formule concat() ou en visualisant la progression d’un projet par exemple.
Vue Liste
La plus limitée visuellement, car elle a tendance à tronquer des propriétés si une certaine largeur n’est pas respectée.
Simple et efficace, elle remplit le contrat de sa fonction première : lister des entrées de base de données avec un minimum de contenus parasites visibles. Quelques éléments à tester sous cette vue : des idées en mode “vide cerveau”, des tâches, créer une Inbox…
Vue Calendrier
Le classement des entrées en utilisant les propriétés 📅 Dates ! Un calendrier s’affiche, au choix, de façon mensuelle ou hebdomadaire. Il permet de faire défiler les différentes dates en cliquant sur les flèches se trouvant autour d’Aujourd’hui (< Aujourd’hui >).
Je l’utilise pour visualiser les dates limites de ma to-do list ou bien effectuer ma programmation de contenus sur les réseaux sociaux.
Vue Chronologie ou Timeline
Inspirée du bien connu Diagramme de Gantt, elle convient pour construire un rétroplanning, adapter ses posts en fonction de son plan marketing ou appliquer des dépendances à ses sous-tâches.
Elle reste la plus compliquée à placer au sein d’une page, car elle devient difficile à utiliser quand elle n’est pas en pleine largeur ↔.
Comment créer une vue sur Notion ?
Il est possible de créer une vue de base de données de 2 façons différentes :
▼ Créer une nouvelle page “Base de données” dans votre espace – vue pleine page
Ajouter une page (+) > Ajouter Table, Kanban…
▼ Créer une vue “bloc” dans une page déjà existante et mise en page.
/vue sur la page puis choisissez votre vue
Les vues de base de données sur Notion sont donc des outils puissants pour organiser, visualiser et manipuler des données de différentes manières. Indispensable à utiliser lorsque l’on souhaite créer des pages plus complexes. En choisissant les bonnes vues pour vos données, vous pouvez simplifier votre travail et gagner en efficacité !
